Få ordning på kontakter och kalendrar
Våra digitala kontaktlistor och kalendrar är alltför ofta en salig röra. Vissa kontakter finns på datorn medan andra kontakter finns på mobilen. Ibland synkas nyskapade kalenderposter mellan alla enheter. Ibland blir de kvar på enheten de skapades.
Bakgrunden till detta problem är att vi idag har många e-postkonton med tillhörande kontaktlistor och kalendrar. Det är inte ovanligt att ha ett Gmail-konto, ett Outlook.com-konto och ett Icloud-konto på samma enhet. Det borgar för att våra kontaktlistor och kalendrar sprids ut, så att det till slut är omöjligt att veta vad som ligger var.
Problemet uppstår varenda gång vi lägger till ett nytt e-postkonto på vår mobil eller dator. Standardinställningen är nämligen att inte bara synka e-posten, utan även kontakterna och kalendrarna. För avancerade användare är detta önskvärt, men för oss normalanvändare orsakar det mest problem.
Vi löser problemet genom att samla alla kontaktlistor och kalendrar på ett konto. Då kan vi stänga av synkroniseringen av kontakter och kalendrar för alla andra konton (och endast använda de andra kontona för e-post).
Obs! Molntjänsten Outlook ska inte förväxlas med Microsofts företagsservice med samma namn eller Windows- och Mac OS-applikationen med samma namn. Vi benämner molntjänsten Outlook.com för att förtydliga skillnaden.
Välj en molntjänst
Vårt första steg är att utse en av molntjänsterna till vår huvudsakliga molntjänst. Oavsett vilken molntjänst vi väljer kan vi fortsätta använda apparna som vi är vana vid. Molntjänsten fungerar enbart som en bakomliggande synkroniseringsmotor. Här följer en sammanställning över molntjänststödet hos de olika förinstallerade apparna i respektive operativsystem (gäller Windows 10, Mac OS 10.13, Android 9.0 och IOS 11).
| Gmail | Outlook.com | Icloud | |
|---|---|---|---|
| Kontakter (Windows) | Ja | Ja | Ja |
| Kalender (Windows) | Ja | Ja | Ja |
| Kontakter (Mac OS) | Ja | Ja * | Ja |
| Kalender (Mac OS) | Ja | Ja * | Ja |
| Kontakter (Android) | Ja | Nej ** | Nej |
| Kalender (Android) | Ja | Nej ** | Nej |
| Kontakter (IOS) | Ja | Ja | Ja |
| Kalender (IOS) | Ja | Ja | Ja |
* Välj Exchange för att ansluta ett Outlook.com-konto.
** Androids inbyggda appar stöder enbart företagsversionen av Microsofts molntjänst.
När vi har utsett en huvudsaklig molntjänst stänger vi av synkroniseringen av kontakter och kalendrar för alla andra konton.
- Windows: öppna Inställningar och välj Konton följt av E-post- och appkonton.
- Mac OS: öppna Systeminställningar och välj Internetkonton.
- Andorid: öppna Inställningar och välj Konton.
- IOS: öppna Inställningar och välj Konton och lösenord.
Exportera kontakter
Vi exporterar därefter alla kontakter från molntjänsterna som vi inte längre vill använda. Det gör vi enklast från respektive molntjänsts webbgränssnitt. Där kan vi exportera kontakterna till filer som vi senare kan ladda upp på vår valda molntjänst.
- Gmail: gå till Google Kontakter, klicka på Mer i vänstermenyn, välj Exportera och att exportera alla kontakter.
- Outlook.com: gå till Outlook.com Kontakter, klicka på Hantera i toppmenyn och välj Exportera.
- Icloud: gå till Icloud Kontakter, markera alla kontakter, klicka på hugghjulet i vänstermenyn och välj Exportera Vcard.
Ifall vi har flera kontaktlistor på samma molntjänstkonto kan vi behöva upprepa proceduren för varje kontaktlista. När vi kan välja mellan Vcard (.cvf-fil) och CSV (.csv-fil) bör vi välja det förstnämnda. CSV-filer kan inte innehålla lika många detaljer (t.ex. profilbilder) och kan inte heller importeras till Icloud.
Exportera kalendrar
Vi exporterar därefter våra kalendrar från molntjänsterna som vi inte har för avsikt att använda längre. På Gmail kan vi göra det likt vi gjorde med kontakterna. Vi går till Google Kalender, klickar på kugghjulet i toppmenyn och väljer Inställningar. Där kan vi klicka på Importera och exportera för att få en ICS-fil som innehåller vår kalender.
På Outlook.com saknas tyvärr exportfunktion, men vi kan få ut kalenderposternas huvudsakliga information (rubriker, tider och platser) genom att tillfälligt publicera kalendern som en ICS-fil. Det gör vi genom att klicka på kugghjulet i toppmenyn, välja Kalender och Delade kalendrar följt av Kalenderpublicering. Där klickar vi på Skapa och får en ICS-fil att ladda ned. Vi avslutar med att klicka på Återställ för att inte ge obehöriga tillgång till vår kalender.
Icloud saknar tyvärr exportfunktion helt och hållet. Vi öppnar därför kalendern i Kalender-appen på Mac OS, markerar alla kalenderposter (cmd + a), klickar på Arkiv, väljer Exportera och Exportera… (välj inte Kalender-arkiv då det ger fel filtyp).
Importera kontakter och kalendrar
Nu har vi en eller flera filer med våra kontakter (Vcard- eller CSV-filer) samt en eller flera filer med våra kalendrar (ICS-filer). Dessa filer laddar vi nu upp på molntjänsten vi valde.
- Gmail (kontakter): gå till Google Kontakter, klicka på Mer i vänstermenyn och välj Importera.
- Gmail (kalender): gå till Google Kalender, klicka på kugghjulet i toppmenyn och välj Inställningar följt av Importera och exportera.
- Outlook.com (kontakter): gå till Outlook.com Kontakter, klicka på Hantera och välj Importera.
- Outlook.com (kalender): gå till Outlook.com Kalender, klicka på Lägg till kalender och välj Från fil.
- Icloud (kontakter): gå till Icloud Kontakter, klicka på Kugghjulet och välj Importera Vcard.
- Icloud (kalender): öppna Kalender-appen på Mac OS, klicka på Arkiv och välj Importera.
Vi avslutar med att göra några stickprov för att säkerställa att all information har följt med. Om vi hittar dubbletter passar vi samtidigt på att radera eller slå samman dem. Vi är därefter färdiga. Det enda vi behöver komma ihåg inför framtiden är att aldrig aktivera synkronisering av kalendrar och kontakter från andra molntjänstkonton än det vi valde som vårt huvudkonto.